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Título
Text copied to clipboard!Secretario/a de comité
Descripción
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Estamos buscando un/a Secretario/a de comité organizado/a, discreto/a y altamente orientado/a al detalle para brindar apoyo administrativo, documental y de coordinación a comités internos, juntas directivas, consejos consultivos u órganos de gobernanza. Esta posición es clave para asegurar el funcionamiento ordenado de las reuniones, la preparación oportuna de agendas, la correcta elaboración de actas y el seguimiento efectivo de acuerdos, decisiones y acciones pendientes. La persona seleccionada actuará como punto de enlace entre los miembros del comité, la dirección y otras áreas de la organización, garantizando una comunicación clara, profesional y confidencial.
El/la Secretario/a de comité será responsable de planificar calendarios de reuniones, convocar a los participantes, recopilar documentación de respaldo y verificar que todos los materiales estén disponibles con antelación suficiente. También deberá asistir a las sesiones para registrar deliberaciones, resoluciones y compromisos, redactando actas precisas, objetivas y alineadas con los estándares internos y normativos aplicables. Además, tendrá un papel importante en la custodia de archivos, el control de versiones de documentos, la actualización de registros oficiales y la conservación de información sensible con estricto apego a las políticas de confidencialidad.
Buscamos a una persona con excelentes habilidades de redacción, organización del tiempo y coordinación multitarea, capaz de trabajar con distintos niveles jerárquicos y mantener la calma en entornos con plazos ajustados. El puesto requiere criterio profesional para priorizar tareas, dar seguimiento a compromisos y detectar posibles omisiones en procesos administrativos o de gobernanza. La capacidad para preparar informes, resúmenes ejecutivos y comunicaciones formales será esencial para el éxito en esta función.
La persona ideal tendrá experiencia previa en secretaría corporativa, asistencia ejecutiva, apoyo a juntas o administración institucional. Deberá sentirse cómoda utilizando herramientas ofimáticas, plataformas de videoconferencia, sistemas de gestión documental y calendarios compartidos. También se valorará el conocimiento de protocolos de reunión, normativas internas, procedimientos de cumplimiento y buenas prácticas de archivo.
Este puesto ofrece la oportunidad de contribuir directamente a la eficiencia, transparencia y trazabilidad de la toma de decisiones dentro de la organización. El/la Secretario/a de comité ayudará a fortalecer la disciplina operativa del comité, asegurando que cada reunión esté bien preparada, que cada acuerdo quede debidamente documentado y que cada acción tenga seguimiento oportuno. Si usted destaca por su precisión, profesionalismo, capacidad de coordinación y compromiso con la excelencia administrativa, esta posición puede representar una excelente oportunidad para desarrollar una carrera sólida en funciones de apoyo institucional y gobernanza organizacional.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Organizar y coordinar el calendario de reuniones del comité.
- Preparar y distribuir convocatorias, agendas y documentación de apoyo.
- Asistir a las reuniones y redactar actas claras y precisas.
- Dar seguimiento a acuerdos, tareas pendientes y fechas compromiso.
- Mantener archivos, registros oficiales y control documental actualizado.
- Coordinar la comunicación entre miembros del comité y otras áreas.
- Verificar quórum, asistencia y cumplimiento de procedimientos internos.
- Preparar resúmenes ejecutivos e informes administrativos del comité.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Experiencia previa en funciones de secretaría, asistencia ejecutiva o coordinación administrativa.
- Excelente redacción y ortografía en español.
- Capacidad para elaborar actas, informes y comunicaciones formales.
- Alto nivel de organización, confidencialidad y atención al detalle.
- Manejo de herramientas ofimáticas y plataformas de videoconferencia.
- Habilidad para coordinar múltiples tareas y cumplir plazos estrictos.
- Capacidad para trabajar con directivos y equipos multidisciplinarios.
- Conocimiento básico de gestión documental y archivo institucional.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Cuánta experiencia tiene redactando actas de reuniones formales?
- ¿Ha brindado apoyo administrativo a comités, juntas o consejos directivos?
- ¿Qué herramientas digitales utiliza para organizar reuniones y documentos?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de información sensible?
- ¿Puede describir su método para dar seguimiento a acuerdos pendientes?
- ¿Tiene experiencia coordinando agendas con participantes de alto nivel?
- ¿Cómo maneja cambios de última hora en reuniones importantes?
- ¿Cuál es su nivel de dominio de Microsoft Office o herramientas similares?
